Spotkanie z dnia 10.05.2018

Spotkanie zespołu projektowego w dniu 10 maja 2018r. z propozycją poniższej agendy przygotowaną przez Kierownika projektu CoSIE Aldonę Wiktorską-Święcką.

Proponowana agenda:

  1. Bieżące informacje dot. zadań realizowanych w okresie od naszego ostatniego spotkania
  2. Realizacja poszczególnych pakietów – terminy w maju i czerwcu
  3. Prezentacja działań w ramach pakietów:
    • WP3, WP4, WP6? – Ania Janus, Agata Bulicz, Paweł Timler
    • WP5, WP7 – Konrad Postawa
    • WP8 – Aldona Wiktorska-Święcka (docelowo z Mariuszem Dybałem)
    • WP9 – Aldona Wiktorska-Święcka, Marek Ferenc
    • WP10 – Marek Ferenc, Jurek Lech (docelowo z Mariuszem Dybałem)

W spotkaniu uczestniczyli: z ramienia UWr – Aldona Wiktorska-Świecka (AWŚ), Anna Janus (AJ), Mariusz Dybał (MD), Paweł Timler (PT). Z ramienia FAS – Agata Bulicz (AB), Konrad Postawa (KP), Tomasz Kapłon (TK), Marek Ferenc (MF).

  1. Dyskutowano nad kanałami informacyjnymi z jakich powinniśmy korzystać uwzględniając oczekiwania lidera konsorcjum. W tej kwestii głos zabierał KP, PT, MD, AWS.
  2. Ustalono, że głównym źródłem gromadzenia, przechowywania, przetwarzania a dalej rozpowszechniania informacji będzie strona projektu http://propolab.f-as.pl/ . KP przygotuje propozycje „automatycznego przenoszenia” informacji na inne komunikatory komunikacji społecznej.
  3. KP prosił wszystkich uczestników spotkania o dostarczanie informacji do powstającej strony internetowej w tym z informacjami do „własnej sylwetki”. Jest to ważny element ze względu na to, że mamy wyznaczony termin przygotowania przez lidera projektu. Jako przykład na stronie http://erasmusplus.f-as.pl/ – „O nas”.
    1. Zgodzono się, że formę oczekiwanego przez Lidera konsorcjum bloga spełniać będzie FB projektu.
  4. W nawiązaniu do pkt.1 agendy AWŚ poinformowała, że ze wsparcia Pani Mari Zawartko /członek Rady Nadzorczej SM Popowice/ spotkała się z członkami tej Rady i nakreśliła idę projektu CoSIE.
    1. AWŚ poinformowała również, że rozmawiała z przedstawicielami WP8 na temat nowego i szerszego podejścia do rozpowszechniania projektu w ramach całego konsorcjum.
  5. W ferworze tematów jakie zostały zaplanowane, MF z FAS nie zdążył podzielić się informacjami dotyczącymi pkt. 1 agendy. Są one zawarte w PS, na dole tej notatki.
  6. Szczegółowo omówiono złożony przez AWŚ i AJ w imieniu oby podmiotów formularz D3.1 z WP3 do Lidera projektu.
  7. AWŚ poinformowała, że działania w ramach pakietów WP4 i WP6 są jeszcze doprecyzowane na szczeblu konsorcjum.
  8. W ramach WP7 omówiono otrzymaną z konsorcjum broszurę informacyjną /mapa drogowa/, obrazującą idę projektu. AJ zobowiązała się, że przygotuje polską wersję takiej broszury a KP wpisze ją w cyfrową wersję z ewentualną prezentacją na stronie internetowej projektu w formie e-booka.
  9. Rozważano wstępnie, że być może jakąś część z tej prezentacji zostanie wykonana w wersji papierowej z nadrukiem kodu QR.
  10. W WP8 przygotowanie strony internetowej z „połączeniami” pod likowaniem bezpośrednim do Lidera konsorcjum oraz do Komisji Europejskiej.
  11. Poruszono również konieczność uzupełnienia WP10 o nowe regulacje prawne RODO. Sugerowano aby do tego pakietu treści własności intelektualnej opracował UWr.
  12. Ustalono, że na Trello zawsze będzie umieszczana ostatnia wersja informacji, załączników itp. dokumentów.
  13. Zdaniem MF, piszącego tę notatkę nie do końca określono komunikację obu podmiotów z interesariuszami. Wcześniej zakładano, że pierwsze spotkania z każdym interesariuszem będą reprezentowane przez przedstawicieli obu podmiotów równocześnie. Po to aby dać wyraźny sygnał, iż są to równorzędne podmioty co do odpowiedzialności, jednak z wiodącą rolą merytoryczną UWr.
  14. Wspomniano o udziale partnerów w II Kongresie NGO w dniu 6 czerwcu.
  15. Ustalono spotkanie przedstawicieli partnerów w dniu 24 maja w sprawie uzgodnień budżetów.
  16. Zgodzono się z tym, że do każdego WP powinny być przydzielone określone osoby. Ma to nastąpić do następnego spotkania w dniu 24 maja br.
  17. Rozważa się, że opcję, że osoby odpowiedzialna za poszczególne WP, same korespondują z odpowiednimi partnerami konsorcjum poprzez Basecamp.
  18. Zastanawiano się czy nie utworzyć macierzy, która zawierałaby wszystkie „połączenia” WP i grup zadaniowych.
  19. MF oświadczył, że po miesięcznych negocjacjach z Krajowym Punktem Kontaktowym H2020 /KPK/ została uzgodniona treść umowy zlecenia, jaką FAS będzie się posługiwał w stosunku do wszystkich osób, które będą świadczyły usługi na jego rzecz w ramach projektu CoSIE.
  20. AWŚ poinformował, że będzie pilotować udział w Kongresie Regionów 2018 i promocji na nim projektu CoSIE.
  21. Na 13 lipca zaplanowano kolejne spotkanie całego zespołu projektowego CoSIE.

Notatkę sporządził: M.Ferenc

Notatka projektowa z dnia 10.05.2018

Przeczytaj także: