Współ-zarządzanie procesem z interesariuszami projektu rozpoczęło się jeszcze przed programem pilotażowym – na początku funkcjonowania projektu CoSIE. Interesariusze, którzy ze ich zgodą zostali włączeni do projektu, byli informowani o celach projektu i potencjalnych działaniach. Wprowadzenie już na przedwstępnym etapie, dało możliwości oszacowania zainteresowania poszczególnych interesariuszy projektu. Zainteresowanie to było stopniowo weryfikowane uczestnictwem w kolejnych organizowanych wydarzeniach, już w ramach programu pilotażowego Laboratorium Popowice. Od moment rozpoczęcia działań pilotażowych współ-zarządzenie przebiegało na kilku poziomach. Interesariusze uczestniczyli w działaniach prowadzonych w ramach ProPoLab, jednak ze względu na częstotliwość i czas trwania warsztatów uczestnictwo kluczowych interesariuszy było utrudnione.

Round Table – Rada Interesariuszy #1

Pierwsza Rada Interesariuszy, wprowadzająca do projektu CoSIE składała się właściwie z dwóch posiedzeń – pierwszego z Zarządem i Radą Nadzorczą SMLW Popowice oraz drugiego z zespołem roboczym Urzędu Miejskiego Wrocławia (przedstawiciele: Biura Rozwoju Miasta, Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej, Zarządu Zieleni Miejskiej, Departamentu Infrastruktury i Gospodarki, Departamentu Spraw Społecznych).

Celem obu tych spotkań było wypracowanie wizji Laboratorium Popowice oraz ustalenie warunków brzegowych wzajemnej współpracy. Interesariusze zostali zapoznani z założeniami i genezą projektu, jego celami i metodologią przyjętą podczas realizacji, jak i kwestią przeprowadzenia warsztatów z seniorami. Po podsumowaniu wizji i misji projektu, nastąpiło ustalenie warunków dalszej współpracy. W rezultacie tych spotkań zostały wypracowane następujące kwestie: ustalono zasoby i możliwości realizacji założeń Laboratorium, sporządzono oczekiwania we wzajemnej współpracy oraz realizację poszczególnych założeń projektu.

ROUND TABLE – RADA INTERESARIUSZY #2

W celu zapewnienia odpowiedniego poziomu współpracy nad kształtem usługi, zdecydowano się na użycie formuły Round Table, nazwanej w projekcie Rada Interesariuszy.

Pierwsze takie spotkanie odbyło się po zakończeniu cyklu warsztatów i spotkań z seniorami, miało na celu prezentację dotychczasowej pracy, wyników badań i wspólne ustalenie dalszych kierunków działań. W spotkaniu wzięli udział przedstawiciele Biura Rozwoju Miasta, Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej, Wydziału Zdrowia UM, Rady Zespołu Nieruchomości SM Popowice, Vantage Development S.A. oraz reporterzy społeczni, którzy brali czynny udział we wcześniejszych warsztatach. Formuła spotkania mieszała warsztat, dyskusję z prezentacją wspomnianych wyników badań. Wypracowane rezultaty można było zweryfikować z możliwościami działania poszczególnych jednostek i chęcią do współpracy w wyznaczonym kierunku. Warto tutaj wspomnieć, iż z początku projekt odnosił się do form mieszkalnictw senioralnego (co-housing), natomiast w trakcie procesu współtworzenia z seniorami został skierowany w usługi oferujące możliwości animacji czasu wolnego, zarówno dla seniorów jak i wszystkich pozostałych grup wiekowych. Nieustanna ewolucja projektu wymagała również licznych spotkań indywidualnych z interesariuszami, które zazwyczaj odbywały się w kilkuosobowych zespołach w formie dyskusji lub pogłębionego wywiadu.

Conversation of change

Zrozumienie pojęcia współtworzenie (co-creation) było kluczowym elementem w procesie współ-zarządzania. W celu rozwinięcia wiedzy oraz podsumowania dotychczasowej orientacji we wspomnianej tematyce, przeprowadzono Konwersację Zmian (Conversation of Change) według metodologii Raportowania społecznego (Community Reporting). W spotkaniu wzięli udział przedstawiciele Fundacji Aktywny Senior, Uniwersytetu Wrocławskiego, Rady Osiedla Pilczyce-Kozanów-Popowice Płn., Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz Fundacji Imago. Posiedzenie moderowane przez trenera z brytyjskiego stowarzyszenie People/s Voice Media, opierało się o nagrywanie wideo z wypowiedziami uczestników. Z zebranych materiałów powstał krótki film, prezentujący poglądy interesariuszy na temat procesu współtworzenia usług publicznych w Polsce.

Round Table – Rada Interesariuszy #3

Drugie spotkanie interesariuszy miało wyższą rangę i skierowane było głównie do interesariuszy mających wpływ na kształtowanie polityk (Policy Round Table). Obecność przedstawicieli wielu jednostek miejskich, lokalnych oraz biznesu umożliwiła współpracę z podmiotami, które na co dzień nie prowadzą wspólnych działań. W spotkaniu uczestniczyli przedstawiciele Uniwersytetu Wrocławskiego, w tym Rektor prof. dr hab. Adam Jezierski, wiceprezydent Wrocławia Sebastian Lorenc, przedstawiciel Związku Miast Polskich, przedstawiciele Urzędu Miejskiego – Departamentu Strategii i Rozwoju, Biura Rozwoju Miasta, Wydziału Partycypacji Społecznej, przedstawiciele SMLW Popowice (w tym prezesi zarządu oraz przewodniczący Rady Nadzorczej), rzecznik prasowy TBS Wrocław sp. Z o. o., rzecznik prasowy Vantage Development oraz lokalne stowarzyszenie Moje Popo i mieszkańcy. Pierwsza część posiedzenia została przeznaczona na prezentację działań i wniosków programu pilotażowego oraz koncepcji współtworzenia usług
publicznych na tle polityk europejskich. W drugiej części spotkania został przeprowadzony warsztat dotyczący barier i czynników stymulujących współtworzenie (co-creation). Uczestnicy zostali poproszeni o odpowiedz na 5 kluczowych pytań, mających na celu sprecyzowanie doświadczeń i aktualne obszary zastosowania metody co-creation. W celu wywiązania dyskusji każdy z gości został poproszony o zabranie głosu i przedstawienie swoich poglądów dotyczących współtworzenia w obszarze, który reprezentuje.

Interesariusze jednogłośnie uznali współtworzenie za ważny element procesów prowadzonych w obszarze ich działań, niezbędny do dalszego rozwoju. Jednogłośnie zadeklarowano również, iż proces współtworzenia jest stosowany w reprezentowanych przez interesariuszy jednostkach, wymieniając liczne przykłady. Można jednak stwierdzić, iż pomimo wprowadzenia w pierwszej części spotkania, w którym przedstawiono ideę co-creation i różnice pomiędzy nim a koprodukcją, sam termin współtworzenia nie został prawidłowo zinterpretowany. Wypowiedzi interesariuszy dotyczyły elementów będących częściami składowymi procesu współtworzenia, jednak brakowało w nich informacji o najważniejszym elemencie tego procesu – włączaniu końcowych użytkowników na przestrzeni całego działania. Przy współtworzeniu osoby korzystające z usług współpracują z profesjonalistami przy projektowaniu, tworzeniu i dostarczaniu usług. Zaangażowanie użytkowników w proces planowania oraz w świadczenie usług odróżnia współtworzenie od ściśle powiązanych koncepcji, takich jak koprodukcja. W koprodukcji dominuje podmiot dostarczający usługę publiczną, a sam proces jest liniowy. We współtworzeniu zakłada się interaktywną i dynamiczną relację, w której wartość powstaje na styku interakcji. Termin współtworzenie, który jest dosyć nowym pojęciem w sektorze publicznym, może być mylnie łączony ze współpracą czy wspomnianą koprodukcją. Podejście reprezentowane przez gości, zwłaszcza z Urzędu Miejskiego, zdecydowanie wpisuje się w Strategię Wrocław 2030, według której za jeden z priorytetów uznaje się Governance, czyli wspólne rządzenie. Dzięki niemu ma zostać wypracowana nowa jakość władzy samorządowej, opartej na włączaniu mieszkańców w decydowanie o mieście (partycypacja) oraz współpracy sektorów: publicznego, prywatnego i społecznego.

Dla zainteresowanych prezentacja wyświetlana podczas spotkania:
Prezentacja ze spotkania Round Table